A rossz ajánlatkérés mintája
„Mennyiért csinálnátok meg a fürdőszobát?" — erre nem lehet ajánlatot adni, csak találgatni. A válaszoló vagy visszakérdez (és ez a jobbik eset), vagy megbecsül valamit a saját feltételezései alapján. Három ilyen becslés három különböző feltételezésen áll, és az összehasonlításuk értelmetlen: nem az árakat hasonlítod, hanem azt, ki mit képzelt a kérés mögé.
A jó ajánlatkérés ezt a képzelgést kiveszi a folyamatból. Nem több munka, mint a rossz, csak előbb kell gondolkodni, mint utána.
Mit írj le mindenképp?
- Mi a feladat, és mi a célja. Nem csak „weboldal kell", hanem: bemutatkozó oldal egy fodrászszalonnak, időpontfoglalással, telefonon jól használhatóan. A cél megmondja a válaszolónak, mi számít és mi nem.
- Mi van már meg. Van-e tervrajz, szöveg, kép, meglévő rendszer, amihez illeszkedni kell. Ami megvan, azt nem kell beárazni; ami hiányzik, azt igen — de csak ha tudják róla.
- Mi a terjedelem. Négyzetméter, oldalszám, darabszám, funkciólista. Ha nem tudod pontosan, mondd meg a tartományt; egy becsült szám jobb, mint a semmi.
- Mikorra kell. A határidő az árat is befolyásolja. Ha rugalmas vagy, mondd meg — lehet, hogy olcsóbb ajánlatot kapsz.
- Mit vársz az ajánlatban. Ez a legfontosabb, és ez marad ki leggyakrabban.
Kérd tételesen, ugyanabban a szerkezetben
Ha három ajánlatot akarsz összehasonlítani, add meg előre, milyen bontásban kéred őket. Például: anyag és munkadíj külön; egyszeri és havi díj külön; ami az árban benne van, és ami külön tétel lenne. Ha a válaszolók ugyanazt a szerkezetet töltik ki, az összehasonlítás egy táblázat. Ha nem, egy délután.
Ugyanígy kérd meg, hogy az ajánlat jelölje: bruttó vagy nettó összeget ír, és meddig érvényes. Két ajánlat, amelyből az egyik nettó, a másik bruttó, első ránézésre félrevezető — és pont a drágább tűnik olcsóbbnak.
A leghasznosabb mondat az ajánlatkérésben
„Kérem, jelezze, ha a fentiekből valami nem egyértelmű, vagy ha a feladatot másképp javasolná." Ez két dolgot csinál: kiszűri a félreértést még az ajánlat előtt, és megmutatja, ki az, aki gondolkodik a feladaton, nem csak beáraz.
Hány helyre küldd?
Háromnál kevesebb ajánlatból nehéz látni, mi a piaci ár; tíznél több feldolgozhatatlan, és a válaszolók is megérzik, ha tömegkérés. A három-öt a jó tartomány, és érdemes úgy választani, hogy ne csak árban, hanem méretben is különbözzenek: egy kisebb és egy nagyobb szolgáltató más szemlélettel áraz, és mindkettő tanulságos.
Mielőtt küldenéd, nézd meg a címzetteket: működő cégek-e, az adott tevékenység a profiljuk-e. Ez öt perc, és megspórolja, hogy egy soha nem válaszoló vagy nem is ebben dolgozó cégre várj.
Hogyan olvasd a válaszokat?
A legolcsóbb ajánlatot ne dobd ki és ne is fogadd el rögtön — nézd meg, mi hiányzik belőle. Gyakran az olcsó ajánlatból pont az a tétel maradt ki, amit a többiek beleírtak. Az egységes szerkezet itt fizet vissza: ha valakinél üres egy sor, az vagy benne van egy másikban, vagy nincs benne — kérdezd meg.
Figyeld a kérdéseket is. Az az ajánlattevő, aki visszakérdezett a kérésre, nagy valószínűséggel a munka közben is kérdezni fog, mielőtt rosszul csinálná. Az, aki kérdés nélkül árazott egy hiányos kérést, a munka közben is feltételezni fog.
Ha a kérést egy cégkereső felületen keresztül küldöd, ahol több cég egyszerre kapja meg ugyanazt a szöveget — a NextCég ajánlatkérője így működik —, az egységes kérés adott, a válaszok szerkezetét viszont továbbra is neked érdemes előírnod a szövegben.
Röviden
Írd le a célt, a meglévőt, a terjedelmet, a határidőt. Kérd az ajánlatot tételesen, előre megadott bontásban, bruttó/nettó jelöléssel. Küldd három-öt helyre, működő cégeknek. Az olcsót ne a szám, hanem a hiányzó sorok alapján ítéld meg. Aki kérdez, az gondolkodik.