Miért nyilvános a cégadat?
A cégjegyzék közhiteles és nyilvános: aki céget alapít, vállalja, hogy a cég alapadatai — neve, székhelye, képviselője, tevékenységi köre, jegyzett tőkéje — bárki számára megismerhetők. Ez nem kellemetlenség, hanem a piaci bizalom alapja: te is ellenőrizhető vagy, és a partnered is. Egyéni vállalkozók esetében hasonló nyilvántartás működik, a NAV pedig az adószámmal kapcsolatos alapadatokat teszi lekérdezhetővé.
A gyakorlati következmény: nincs szükség fizetős céginformációra ahhoz, hogy a legfontosabb kérdésekre választ kapj. A nyilvános források ingyenesek, és a legtöbbször elegek.
Az első kérdés: létezik a cég, és az-e, akinek mondja magát?
A név, amit az árajánlaton látsz, nem biztos, hogy a cég bejegyzett neve. A cégjegyzékben a pontos cégnév és a cégjegyzékszám szerepel; ezt vesd össze azzal, ami az ajánlaton vagy a weboldalon áll. Ha az ajánlaton csak egy márkanév van cégnév és adószám nélkül, kérd el — egy komoly vállalkozás ezt gondolkodás nélkül megadja, hiszen a számlán úgyis szerepelnie kell.
Az adószám a második kapaszkodó. A NAV nyilvános lekérdezőjében az adószám alapján látszik, hogy az adóalany létezik, és nincs-e felfüggesztve vagy törölve. Egy törölt adószámmal működő „cég" nem tud érvényes számlát adni — ez a legegyszerűbb és leggyorsabb szűrő.
A második kérdés: milyen állapotban van?
A cégjegyzékből kiolvasható, hogy a cég működik, vagy éppen valamilyen eljárás alatt áll: felszámolás, végelszámolás, kényszertörlés. Ez nem mindig azt jelenti, hogy a másik fél csaló — egy végelszámolás alatt álló cég tisztességesen befejezheti a folyamatban lévő munkáit —, de azt jelenti, hogy egy hosszabb távú megbízásnál vagy előlegfizetésnél gondolkodj kétszer. Ha a státusz nem „működő", kérdezz rá nyíltan; a válasz maga is informatív.
Érdemes ránézni a cég korára is. Egy friss alapítás önmagában nem rossz jel — mindenki valamikor kezdte —, de egy frissen alapított cég, amely nagy referenciákra hivatkozik, ellentmondás, amit tisztázni kell.
A harmadik kérdés: ki írja alá, és mit csinálhat?
A cégjegyzékben szerepel a képviselő neve és a képviselet módja: önállóan vagy együttesen jegyzi-e a céget. Ha egy szerződést olyan személy ír alá, aki nem képviselő és nincs meghatalmazása, a szerződés érvényessége kérdéses. Nagyobb megbízásnál nézd meg, hogy az, akivel tárgyalsz, valóban jogosult-e a cég nevében kötelezettséget vállalni.
A tevékenységi kör azt mutatja, mivel foglalkozik a cég a nyilvántartás szerint. Nem kell, hogy pontosan egyezzen azzal, amit kérsz tőle — a tevékenységi kör tág —, de ha egy építőipari munkára egy szoftvercég ad ajánlatot, az legalábbis kérdés.
Amit a nyilvános adat nem mond meg
Hogy jól dolgozik-e. A cégjegyzék a létezést és a jogi állapotot igazolja, nem a minőséget. A minőségről a referenciák, a korábbi ügyfelek és a kommunikáció módja mond többet. A kettő együtt ad teljes képet: az adatok kiszűrik a kockázatot, a benyomás dönt a maradék között.
Hol nézd meg?
A cégjegyzék adatai az Országos Cégnyilvántartó és Céginformációs Rendszer nyilvános felületén kereshetők név, cégjegyzékszám vagy adószám alapján; az alapadatok ingyenesek, a részletes cégkivonat díjköteles. Az adószám állapota a NAV nyilvános adatbázisaiban ellenőrizhető. Egyéni vállalkozókat a saját nyilvántartásukban lehet keresni.
Ezeknek az adatoknak egy része cégprofil-oldalakon is megjelenik — a NextCég cégprofiljai a nyilvános alapadatokat és a cég saját bemutatkozását egy helyen mutatják, hogy a keresés és az ellenőrzés ne két külön munka legyen. A hivatalos forrás viszont mindig a nyilvántartás: ha eltérést látsz, az a mérvadó.
Mikor érdemes többet nézni?
Ha előleget fizetsz, ha a megbízás hosszú távú, vagy ha az összeg a vállalkozásod számára jelentős. Ilyenkor a díjköteles cégkivonat és a pénzügyi beszámoló is megéri: az utóbbi a cég árbevételét és eredményét mutatja, és jelzi, ha egy cég évek óta veszteséges vagy alig működik. Ez már nem öt perc, de egy nagyobb döntésnél megtérülő idő.
Röviden
Cégnév és cégjegyzékszám — egyezik-e az ajánlattal. Adószám — létezik-e, aktív-e. Státusz — működő-e, vagy eljárás alatt. Képviselő — az ír-e alá, aki jogosult. Tevékenységi kör — illik-e a feladathoz. Mind nyilvános, mind ingyenes, és együtt öt perc.